En artículos pasados platicamos sobre qué son las sociedades mercantiles, cuál te pondría convenir y cuáles son las más comunes. Por ello, hoy abordaremos qué es lo que los socios, accionistas o el órgano de administración necesitan hacer para cumplir con los requisitos mínimos necesarios que te piden las leyes mexicanas.
Registro Federal de Contribuyentes
Es importante saber que, antes de constituir la sociedad, todos los socios, así como los miembros del Órgano de Administración, deben estar inscritos en el Registro Federal de Contribuyentes, mejor conocido como RFC. Dicha inscripción se deberá acreditar con su Constancia de Situación Fiscal.
Existen supuestos en donde la Ley permite no estar inscrito en el RFC. Por ejemplo, cuando un extranjero es socio o accionista y su domicilio fiscal se encuentra fuera de territorio nacional, no tiene la obligación de estar inscrito, sin embargo, la sociedad deberá de presentar un aviso al Servicio de Administración Tributaria (SAT) dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio en donde el extranjero entró a la sociedad.
Sabiendo lo anterior, una vez firmada el acta constitutiva, el Órgano de Administración tiene la obligación de inscribir a la Sociedad dentro de los treinta días siguientes al Registro Federal de Contribuyentes, así como tramitar su e.firma (firma electrónica avanzada) para cumplir con sus obligaciones fiscales, de las cuales hablaremos más adelante.
Obligaciones Fiscales
Una vez que se lleve a cabo con lo mencionado anteriormente, es sumamente importante cumplir con las obligaciones fiscales que tiene la sociedad mercantil, éstas son:
- Declaraciones mensuales de impuestos;
- Declaración anual
En cuanto a la parte contable, en GAP Legal ® siempre les recomendamos que se asesoren con su contador de confianza, ya que él es el experto en la materia y sabrá a detalle qué impuestos puede causar la sociedad y cuáles no, porque no es lo mismo que el giro comercial preponderante de la sociedad sean temas de hidrocarburos, restaurantes o desarrollos inmobiliarios, y por consecuente, los impuestos que causan son diferentes.
Libros Corporativos
La Ley General de Sociedades Mercantiles establece que toda sociedad debe de contar con, al menos, los siguientes libros corporativos:
- Libro de Actas de Asambleas;
- Libro de Registro de Variaciones de Capital; y
- Libro de Registro de Acciones/Partes Sociales y Accionistas/Socios.
Las otras no tan comunes, pero de igual forma importantes, son:
- Libro de Sesiones del Consejo de Administración; y
- Libro de Registro de Poderes o Mandatos.
En ellos se asentarán los objetivos de la sociedad, las actividades del o los administradores, la toma de decisiones de los accionistas, las rendiciones de cuentas, entre otros. En síntesis, se plasma la historia y vida corporativa de la sociedad.
Es importante recordar y tomar en cuenta que la autoridad fiscal (SAT) puede ejercer sus facultades de comprobación a través de una Auditoría Fiscal. En este caso, lo primero que se te solicitará serán tus libros corporativos, y en caso de no tenerlos, la sociedad podría ser acreedora a una multa.
Títulos Accionarios
En las Sociedades Anónimas, el capital social, ya sea el mínimo fijo o variable, está representado por acciones nominativas de igual valor, pero podrán ser con diferentes derechos. Estas acciones deberán plasmarse en títulos accionarios en los cuales deberá hacerse constar, entre otros requisitos, el nombre del accionista dueño de las acciones, número de acciones que representa el título, la clase a la que pertenece, el número de acciones representativas de la clase dentro del capital social y los derechos y obligaciones que tiene el accionista para y con la sociedad.
El título accionario les sirve a los accionistas para acreditar su calidad de tal frente a terceros o, inclusive, en Asamblea General de Accionistas. Y como siempre les mencionamos, les recordamos que no existe una sociedad mercantil mejor que otra, existen las necesarias para cualquier modelo de negocio. En GAP Legal ® te asesoramos y acompañamos durante todo el proceso para asegurar tus intereses, los de tus socios y de tu modelo de negocio.
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